Tudo o que precisa saber sobre a guia electrónica
Pedro Bação, Sales Director da Saphety, explica em entrevista ao Hipersuper tudo sobre a guia electrónica
Rita Gonçalves
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Pedro Bação, Sales Director da Saphety, explica em entrevista ao Hipersuper tudo sobre a guia electrónica
O que é a Guia Electrónica?
A Guia Electrónica vai revolucionar o sector dos transportes em Portugal. Embora a factura electrónica contribua para que o receptor evite receber um documento em papel, o emissor terá sempre de o fazer, pois é necessário um documento (guia de remessa, guia de transporte) para acompanhar a mercadoria em trânsito. Este factor representa uma barreira importante na adopção de factura electrónica para algumas empresas, que usam a factura como documento de transporte.
Até há pouco tempo, estes documentos eram apontados pelo mercado como os únicos, dos que fazem parte do ciclo transaccional normal (sobretudo na área da distribuição), que não podiam ser totalmente desmaterializados.
E agora?
No entanto, a partir de 1 de Janeiro de 2013, poderão ser apresentados às autoridades por via electrónica.
Apoiada pelo QREN, a Saphety encontra-se a desenvolver o Projecto Drive 3 que tem por objectivo desmaterializar os documentos de transporte de mercadorias. A empresa pretende implementá-lo e generalizá-lo o mais rápido possível em Portugal. Até porque, irá facilitar a vida a todos os envolvidos neste processo: empresas, motoristas e, claro, as próprias autoridades.
Há novas regras?
A legislação actualmente em vigor é omissa sobre a possibilidade de os documentos serem electrónicos. Contudo, com a recente publicação do DL 198/2012, de 24 de Agosto, a vigorar a partir de 1 de Janeiro de 2013, foram introduzidas alterações substanciais a este nível. A obrigatoriedade de emissão dos documentos de transporte por uma das seguintes vias: por via electrónica, de acordo com as regras previstas no Código do IVA, através de programa informático certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira; através de software produzido internamente pela empresa ou por empresa integrada no mesmo grupo económico; directamente no portal das Finanças; e em suporte papel, mediante impressão tipográfica em tipografia autorizada pelo Ministério das Finanças.
Por outro lado, existe também uma obrigatoriedade de comunicação dos elementos dos documentos de transporte à Autoridade Tributária e Aduaneira, antes do início do transporte, mediante uma das seguintes vias: por transmissão electrónica de dados (excepto nos casos em que o documento de transporte seja emitido em formato de papel); e através de serviço telefónico disponibilizado para o efeito.
Quais as principais vantagens?
A oportunidade surge para tentar desmaterializar mais uma componente do processo de negócio que envolve de forma transversal os fornecedores, os transportadores e a distribuição, e onde todas as partes conseguem incorporar e captar o mesmo tipo de benefícios e de redução de custos que levaram à promoção da factura electrónica: diminuição da quantidade de documentos em papel a serem processados manualmente; agilização dos processos de negócio, com integração electrónica de documentos essenciais para o mesmo; disponibilização de meios para uma fiscalização mais eficiente pelas autoridades competentes; e vantagens ambientais, com redução de consumo de papel.
Qual a oferta da Saphety?
A Saphety apresenta-se ao mercado com três soluções principais: o SaphetyGov (plataforma de contratação pública electrónica), o SaphetyBuy (plataforma de compras electrónicas, orientada para a partilha de informação de forma eletrónica e sistematizada) e o SaphetyDoc (solução de facturação electrónica que integra com os ERP existentes e que permite arquivar , receber e enviar todas as facturas em formato electrónico, com total validade legal e fiscal). Para o mercado da logística, transportes e supply chain são as duas últimas soluções as que mais se adequam e que permitem melhorar o desempenho geral de uma empresa, sem existirem elevados investimentos de software e hardware, pois estas soluções são integráveis com os sistemas internos e disponibilizados em SaaS (Software as a Service), potenciando as relações em rede.
O futuro destas soluções passa, necessariamente, pela Guia Electrónica.